Договір про обробку персональних даних

01Сторони, сфера дії та пріоритет

1. Цей договір про обробку персональних даних («Договір обробки») укладено між Клієнтом («Контролер») та [●] («Обробник») і є невід'ємною частиною Умов користування («Основний договір»). Він діє з моменту укладення Основного договору без окремого підпису; підписаний примірник надамо на запит.
2. Він стосується персональних даних, які Контролер або його Користувачі вносять, завантажують чи іншим способом надають у Сервісі («Персональні дані Контролера»).
3. Якщо Клієнт сам обробляє ці дані від імені власного клієнта (як обробник), а Обробник є його субобробником, Клієнт забезпечує, щоб його вказівки узгоджувалися з вказівками його контролера.
4. У разі суперечності щодо персональних даних Договір обробки має пріоритет над Умовами; стандартні договірні положення, якщо вони застосовуються, мають пріоритет над обома.

02Предмет, характер, мета й тривалість

Предметом є обробка Персональних даних Контролера з метою надання Сервісу: хостинг, зберігання, впорядкування, відображення, пошук, передавання (e-mail, SMS, вебхуки), резервне копіювання й видалення даних, а також підтримка й забезпечення безпеки. Обробка триває протягом дії Основного договору та періоду, потрібного для повернення чи видалення даних (розділ 10). Подробиці: додаток 1.

03Вказівки Контролера

1. Обробник обробляє дані лише за задокументованими вказівками Контролера. Вказівками є Основний договір і цей Договір обробки, використання Контролером функцій Сервісу (налаштування, внесення даних, автоматизації, інтеграції) та обґрунтовані письмові вказівки, сумісні із Сервісом.
2. Якщо право ЄС чи держави-члена зобов'язує Обробника обробляти інакше, він повідомить про це Контролера до початку обробки, якщо це право не забороняє такого повідомлення.
3. Обробник негайно повідомляє Контролера, якщо, на його думку, вказівка порушує GDPR чи інші норми про захист даних (ст. 28(3)(h) GDPR).
4. Обробник не обробляє Персональні дані Контролера для власних цілей, окрім: надання, підтримки та забезпечення безпеки Сервісу; складання експлуатаційної статистики без вмісту даних Контролера; виконання правових обов'язків.

04Конфіденційність і персонал

Обробник забезпечує, щоб особи, уповноважені обробляти дані, були зобов'язані дотримуватися конфіденційності (також після припинення співпраці), мали доступ лише в обсязі, потрібному для їхніх обов'язків, і були навчені із захисту даних.

05Безпека

Обробник застосовує технічні й організаційні заходи, описані в додатку 2, відповідні ризику (ст. 32 GDPR). Він може їх оновлювати, якщо не знижує загального рівня захисту.

06Субобробники

1. Контролер надає загальну письмову згоду на використання субобробників, перелічених у додатку 3.
2. Про намір додати чи замінити субобробника Обробник повідомляє Контролера щонайменше за 30 днів (e-mail на адресу власника робочого простору або оновленням додатка 3). Контролер може протягом 14 днів заперечити з обґрунтованих причин, пов'язаних із захистом даних.
3. Якщо сторони не врегулюють заперечення, Контролер може розірвати відповідну частину Сервісу, а Обробник поверне плату за період після розірвання.
4. Обробник накладає на субобробників обов'язки, щонайменше рівноцінні обов'язкам цього Договору обробки, і відповідає перед Контролером за їх виконання (ст. 28(4) GDPR).

07Допомога Контролеру

1. Запити суб'єктів даних: Обробник протягом 5 робочих днів передає Контролеру отриманий запит, не відповідаючи по суті, і надає функції, що дозволяють виконувати запити (пошук, експорт, редагування, видалення).
2. Оцінка впливу та консультації: на запит надає відомості, потрібні для оцінки впливу на захист даних і попередньої консультації з наглядовим органом (ст. 35–36 GDPR).
3. Порушення: повідомляє Контролера про порушення захисту Персональних даних Контролера без невиправданої затримки, у будь-якому разі протягом 48 годин після того, як йому стало про це відомо, наводячи наявні відомості (характер порушення, категорії та приблизну кількість осіб і записів, ймовірні наслідки, вжиті заходи), і співпрацює при його з'ясуванні.
4. Допомога є частиною Сервісу й не тягне окремої плати; якщо вона потребує непропорційних зусиль, сторони заздалегідь погодять розумну винагороду.

08Інформація та аудити

1. Обробник надає Контролеру відомості, необхідні для підтвердження виконання вимог ст. 28 GDPR.
2. Контролер (або незалежний аудитор, зобов'язаний до конфіденційності) може проводити аудит не частіше ніж раз на 12 місяців (і після порушення захисту даних), за 30 днів попередження, у робочі години, без порушення роботи та без доступу до даних інших клієнтів. Витрати на аудит несе Контролер.
3. Обробник може виконати цей обов'язок, надавши актуальні незалежні звіти чи сертифікати або заповнивши опитувальник. Повноваження наглядового органу не змінюються.

09Передача до третіх країн

Обробник прагне обробляти дані в Європейській економічній зоні; місця обробки кожного субобробника наведено в додатку 3. Передача за межі ЄЕЗ відбувається лише за задокументованою вказівкою та з гарантіями розділу V GDPR (рішення про адекватність, стандартні договірні положення чи інша дійсна підстава).

10Повернення та видалення

Після завершення Основного договору Контролер може протягом 30 днів експортувати дані функціями Сервісу. Потім Обробник безповоротно видаляє Персональні дані Контролера з виробничих систем; резервні копії перезаписуються в циклі, що не перевищує 35 днів. На запит він підтверджує видалення. Виняток — дані, які Обробник зобов'язаний зберігати на підставі закону.

11Відповідальність

Відповідальність сторін регулюється Основним договором без шкоди для прав суб'єктів даних за ст. 82 GDPR.

12Строк і прикінцеві положення

Цей Договір обробки діє, доки Обробник обробляє Персональні дані Контролера. Він регулюється польським правом, а спори вирішують суди згідно з Основним договором. Його можна змінити в порядку зміни Умов (розділ 14 Умов) або письмово.

Додаток 1 — Опис обробки

Додаток 2 — Технічні й організаційні заходи

• Контроль доступу й автентифікація: паролі як хеші Argon2id; багатофакторна автентифікація (застосунок TOTP, SMS-код, passkeys, резервні коди) з можливістю зробити її обов'язковою для всієї команди; політика сесій з абсолютним лімітом і лімітом бездіяльності, сповіщення про вхід з нового пристрою, віддалене скасування сесій, необов'язковий список дозволених IP-адрес; ролі й права користувачів (власник, адміністратор, менеджер, виконавець, спостерігач).
• Шифрування: передавання даних шифрується (TLS); секрети в базі (API-ключі, паролі поштових скриньок, секрети вебхуків і TOTP) шифруються алгоритмом AES-256-GCM, ключ зберігається поза базою даних.
• Розділення даних: кожен запис прив'язаний до ідентифікатора компанії клієнта, а доступ забезпечується на боці сервера.
• Журнали та підзвітність: журнал змін, який не можна редагувати чи видаляти через інтерфейс (хто, що, коли, IP-адреса), і журнал входів; можливість відновлення видалених записів (м'яке видалення).
• Захист від зловживань: обмеження кількості спроб (rate limiting); блокування вихідних з'єднань (вебхуки, поштові скриньки) до приватних і внутрішніх мереж; API-ключі зберігаються лише як хеші й показуються один раз.
• Безперервність: регулярні резервні копії бази даних і файлів; розділення процесів вебінтерфейсу й фонових завдань.
• Організація: зобов'язання щодо конфіденційності, принцип мінімальних прав, процедура реагування на інциденти й повідомлення про порушення, оцінка постачальників, процедура видалення даних.

Додаток 3 — Субобробники

Обробник користується такими субобробниками:

Сервіси, які Контролер сам підключає до Сервісу, — зокрема власний акаунт Stripe (оплата записів), власна поштова скринька (IMAP/SMTP), HubSpot чи Pipedrive (міграція) і кінцеві точки вебхуків, — не є субобробниками Обробника; за договори з ними відповідає Контролер.